Geras projektų vadovas
Prieš keletą metų surašiau svarbiausius dalykus, kuriuos turi daryti projektų vadovas. Jeigu neskaitėte ir jums įdomus projektų vadovo darbas, būtinai paskaitykite. Šiandien norių aptarti tik vieną aspektą, kuris, beje, buvo paminėtas ir originaliame tekste.
Savo pasakojimą norėčiau pradėti dalyku, kurį, tikiuosi, supras daugelis. Aš esu nupirkęs daug nei 40 knygų iš internetinės parduotuvės UK. Kai aš perku internetu iš užsienio aš negaliu pasirinkti paštomato. Knygos visuomet atkeliauja į Lietuvos paštą. Kelionė užtrunka apie dvi savaites. Aš laukdamas knygų nervinuosi. Nors neturėjau blogos patirties aš vis tiek nepasitikiu Lietuvos paštu. Kita vertus kartais aptarnavimas pašto skyriuje nėra dalykas apie kurį norisi kalbėti.
Ar jūs esate pirkę daiktų iš užsienio ir ėję atsiimti į Lietuvos paštą?
Būkim sąžiningi, net ir šiais laikais ne kiekvienas perka internetu, o ką jau kalbėti apie pirkimą iš užsienio. Vis dėl to aš tikiuosi, kad daugelis skaitančių šį tekstą tokią patirtį gali suprasti. Kita vertus tik nedaugelis iš jų žino ką reiškia užsakyti interneto svetainę ar programėlę telefonui. Aš sakau, kad pirk internetu tik už tokią sumą kokios negaila prarasti. Kiekvienam tokia suma bus skirtinga, kažkam tai bus 10 eurų, kažkam galbūt 50, tačiau žmonės kurie užsako IT paslaugas negali vadovautis tuo pačiu principu. IT paslaugos yra skirtingo lygio, kažkam galbūt tai kainuos nuo 1000 iki 5000 eurų, kitokios paslaugos kainuos nuo 10.000 iki 50.000 eurų, bet yra paslaugų kurios kainuoja ir dar brangiau, pavyzdžiui pusę milijono.
Jūs galvojate, kad žmonės užsakantys IT paslaugas nesinervina? Jie turi gerokai daugiau priežasčių nervintis. Jeigu aš negausiu knygos, tai aš tiesiog negausiu knygos. Tačiau, jeigu kažkas užsako IT paslaugas, tai greičiausiai yra tik pirmas žingsnis verslo pradžioje. Pavyzdžiui, jeigu žmogus užsako e-parduotuvę, tai jis tikisi pardavinėti prekes ne vienus metus. Jis turbūt planuoja marketinginę kampaniją parduotuvės paleidimo datai. Kitaip sakant, IT paslaugas užsakantis klientas turi gerokai daugiau priežasčių nervintis, negu aš.
Gero projekto vadovo darbas yra sumažinti kliento stresą. Yra pichotiniai klientai, kuriems niekas nepadės, o visais kitais atvejais projektų vadovas komunikuodamas tinkamu laiku ir tinkamą informaciją nuramins klientą.
Koks yra tinkamas komunikacijos laikas ir dažnis? Nėra teisingo atsakymo. Viskas priklauso nuo projekto tipo, projekto trukmės, kliento…
Aš turėjau maždaug tokį pokalbį su klientu:
- Tikiuosi, kad kalbėsime apie projektą dažnai, - sako klientas
- Taip, žinoma. - patikinu aš ir galvoju: tikiuosi nereikės kalbėti kas antrą dieną. - Kaip dažnai jūs norėtumėte susiskambinti?
- Kartą per mėnesį.
Jeigu klientas nori kartą per mėnesį, tai vadinasi bus kartą per mėnesį. Man priimtiniau būtų kartą per savaitę, bet vėl gi galbūt nevisiems projektas verta komunikuoti taip dažnai. Tuo pačiu komunikuoti dažniau nei kartą per savaitę, nemanau, kad verta nebent klientas to reikalauja.
Kai aš kalbu apie komunikaciją aš nesakau, kad nerašykite klientui, jeigu turite klausimų į kuriuos neatsakius neįmanoma atlikti darbų. Aš sakau, kad komunikuoti reikia net, kai neturite tokių klausimų, o tiksliau ypač, kai neturite tokių klausimų.
Ką komunikuoti? Darbo progresą. Ką padarėte. Ką planuojate padaryti. Jeigu turite prototipą, jeigu darote dizainą, parodykite jį klientui. Jeigu galite paruošti demo tik su dalimi funkcionalumo padarykite taip. Daugelis klientų bus labai patenkinti galėdami matyti kūrimo progresą.
Vis tik komunikacija dažnai stringa. Kodėl? Iš principo viską galima padalinti į dvi dideles grupes.
1) Nekompetentingas projektų vadovas. Niekas negimė projektų vadovu. Juo tampama, išmokstama. Nei universitetai, nei kolegijos nemokina ką reiškia būti geru projektų vadovu. Beje, aš universitete turėjau kursą apie projektų valdymą. Dar po šiai dienai atsimenu, kad aiškino kaip teisingai įvertinti projekto trukmę: paklausti programuotojo per kiek laiko padarys užduoti ir gautą skaičių padauginti iš pi. Aš neatsimenu, kad būtų pasakoję apie komunikaciją su klientu. Galbūt nepasakojo, o galbūt paskaita buvo tokia nuobodi, kad uždaręs duris aš viską pamiršau.
Taigi, jeigu niekas nemokina, kur žmogus išmoks būti geru projektų vadovu? Savo pirmame darbe. Jis kopijuos savo labiau patyrusiu kolegų veiklą. Kaip tie kolegos išmoko būti projektų vadovais? Lygiai taip pat, kopijuodami savo patyrusių kolegų veiklą. O ar kas nors sakė, kad tie kolegos buvo geri projektų vadovai? Taip, jie buvo labiau patyrę – turėjo daug projektų, bet tai nereiškia, kad jie buvo geri. Jeigu pasisekė, jie buvo geri. Jei ne… Tuomet neišmoksi gerai valdyti projektų ir net nesuprasi, kad kas nors negerai. Patys pagalvokite, kaip dažnai mes būname paslaugų kurias teikiame vartotojai? Viskas priklauso nuo srities, kurioje dirbate, bet aš drįsiu pasakyti, kad ne taip ir dažnai. O kai nepatiri savo kailiu, tai negali suprasti, kad kažkas yra negerai ar kad kažką reiktų tobulinti.
2) Problemos įmonės viduje. Problemas įmonės viduje galima apibūdinti ir kitaip – resursų trūkumas. Ką tai reiškia? Leiskite šitą paskaldyti į keletą dalių.
Pirmoji dalis būtų – projektų vadovų trūkumas. Projektų vadovas turi daugiau projektų nei gali efektyviai suvaldyti. Jis tiesiog nespėja padaryti visų darbų, kuriuos turėtų daryti projektų vadovas. Negalvokite, kad jeigu su jūsų projektu yra bloga komunikacija, su kitu projektu – gera. Ne, komunikacija yra bloga su visais projektais. Projektų vadovas ką nors parašo, kai pribėgomis gauna laiko, jis greičiausiai nėra pakankamai įsigilinęs į projektą, kad galėtų pasiūlyti jums geriausią sprendimą. Bet į kitus projektus jis irgi nėra įsigilinęs.
Teoriškai šitą problemą išspręsti labai lengva – tereikia pasamdyti daugiau projektų vadovų, krūvis sumažės, efektyvumas turėtų pagerėti (arba tapti problema nr1). Bet realybėje šią problemą išspręsti daug sunkiau. Matot, jeigu įmonė turi per mažai projektų vadovų, tai greičiausiai susiję su jų finansais. Įmonė negali leisti sau pasamdyti daugiau projektų vadovų.
Mes dar grįšime prie finansų šiek tiek žemiau, o kol kas pakalbėkime apie antrą antros problemos dalį.
Antroji dalis – programuotojų trūkumas. Šiais laikais programuotojai gali rinktis ką nori. Visiems reikia programuotojų, todėl jie gali diktuoti sąlygas bei gauti geras algas. Jeigu įmonė dirba su egzotiškesnėmis programavimo kalbomis arba nuobodžiais projektais (būkim sąžiningi 90% projektų yra nuobodūs, sveikinu tuos kas dirba ant įdomių projektų), tai įmonei yra sunkiau susirasti kvalifikuotų, patyrusių programuotojų. Tokios įmonės norėdamos privilioti programuotojus turi siūlyti didesnes algas.
Bet čia mes grįžti atgal prie jau minėtos finansų problemos. Įmonės, kurių valandinis (dieninis) įkainis yra mažesnis, paprastai turi prastesnę komunikaciją. Kodėl? Matot, įmonė paima iš jūsų avansą, nes reikia išmokėti algas, tačiau tuo metu daro kitą projektą, nes likusių pinigų negaus kol projekto nepabaigs. Kai baigia pirmą projektą, pradeda daryti jūsų užsakymą, bet tuo pačiu paima avansą iš trečio projekto, kad išmokėtų algas ir taip tęsiasi pasaka be galo. Įmonė turi mažus valandinius (dieninius) įkainius, todėl norėdama laiku išmokėti algas pasiima daugiau projektų nei realiai gali apdirbti. Projektų vadovai nenori komunikuoti su klientu, nes prie projekto niekas nedirba. Aš nesakau, kad taip nebūna brangiose įmonėse, bet žymiai didesnė tikimybė, kad būtent taip bus pigiose įmonėse.
Teoriškai šitą problemą išspręsti labai lengva – tereikia pakelti kainas. Bet realybėje šią problemą išspręsti daug sunkiau. Matot, parduoti daiktą už 1000 ne tas pats kaip parduoti daiktą už 10.000, o parduoti daiktą už 100.000 apskritai kitas lygis. Skirtinguose kainų rėžiuose yra skirtingi klientai. Skirtingiems klientams reikalingi skirtingos pardavimo taktikos ir strategijos. Žmogus, kuris moka parduoti už 1000 nesugebės parduoti už 100.000. Jis turi tą išmokti. Jis turi persilaužti. Jis turi žinoti, kur ieškoti klientų. Jeigu jis visą gyvenimą pardavinėjo už 1000, tikrai nežinos kur ieškoti turtingesnių klientų.
Kita vertus, jeigu jūs esate klientas už 1000, įmonei pakėlus kainas jūs išeisite į kitą įmonę. Aš nesakau, jog už mažas kainas negalima gauti gero aptarnavimo, bet jeigu žmonės sukasi kaip voverės, kad išgyventų, jie negalvoja apie gerą aptarnavimo kokybę.
Taigi, apibendrinant, komunikuoti su klientu reikia dažnai. Tačiau, jeigu norite būti geras projektų vadovas (ir nenorite dirbti viršvalandžių), jums taip pat reikia surasti gerą įmonę, kuri tinkamai įvertina savo paslaugas ir nenusipigina, nes tik tokioje įmonėje jūs galėsite būti geras projektų vadovas.