Naujoko įtraukimas į įmonę

Mes visi kažkuriuo metu buvome naujokais įmonėje. Vienos patirtys buvo geresnės, kitos blogesnės. Kai tai jūsų pirmas darbas, tai greičiausiai pagalvojate: turbūt visos įmonės taip daro. Ne, taip daro tik ta įmonė, kurioje įsidarbinote. Visos įmonės naujokų įtraukimą daro skirtingai. Gerumas ar blogumas nepriklauso nuo įmonės dydžio. Jis priklauso nuo žmonių, kuriems tai rūpi. Didelės įmonės gali pasamdyti visą HR departamentą ir mokėti algas už tai, kad žmonėms rūpėtų, bet net ir tai negarantuoja geros patirties. Mažose įmonėse kažkam iš darbuotojų tiesiog turi rūpėti šalia pagrindinių pareigų. Geras darbuotojų įtraukimas suformuoja teigiamą žmogaus nuomonę apie įmonę ir užtikrina ilgesnį jo pasilikimą įmonėje nei blogas.

Jeigu visi mes kada nors buvome naujokais, tai tik labai nedaugelis galvojo kaip įtraukti naujokus. Aš daug galvojau šita tema, bet turiu prisipažinti, kad neturiu teisingo atsakymo. Norėčiau pasiūlyti detalų gidą, bet vietoj to galiu pateikti tik minčių kratinį, su kuriuo turite pilną teisę nesutikti.

Mano nuomone, norint sėkmingai įtraukti naujoką reikia trijų rolių. Vienas žmogus gali atlikti dvi iš jų, bet neturėtų atlikti visų trijų.

Draugaitis (ang. Buddy) – tai turi būti žmogus iš tos pačios profesijos kaip ir naujokas. Jo darbas yra atsakyti į visus naujoko klausimus bei padėti su pirmomis užduotimis. Iš savo patirties galiu pasakyti, jog naujokai dažnai nedrįsta klausti, jie iššvaisto daug laiko ieškodami atsakymų google, kai vienas užduotas klausimas jų problemą išspręstų per penkias minutes. Draugaičio darbas yra du kartus per dieną paklausti kaip naujokui sekasi ir padėti jam, jeigu jis yra įstrigęs.

Pirmą dieną draugaitis turėtų pasikviesti naujoką pietauti. Naujokas nieko nežino, net jeigu yra iš to paties miesto, gali nežinoti kur yra pigiausiai ir skaniausi cepelinai. Aišku, čia mes kalbame apie darbą iš ofiso. Dirbant iš namų šitai vyksta šiek tiek kitaip.

Aš manau, kad geriausiai būtų jeigu naują žmogų komandai pristatytų draugaitis, o ne vadovas. Vadovas turi valdžios aurą. Draugaitis yra savas žmogus, kuris gali pristatyti komandą pridėdamas vidinius pokštus, kurie nėra suprantami už komandos ribų.

Ar reikia naujoką pristatyti visai įmonei? Čia priklauso nuo įmonės dydžio. Jeigu įmonė yra dvidešimties darbuotojų dydžio, būtų keista nepristatyti visai įmonei. Jeigu įmonė trijų šimtų darbuotojų dydžio, tikrai neverta stabdyti darbo tokios gausybės žmonių.

Draugaičio rolė trunka tiek pat kiek ir bandomasis laikotarpis. Jeigu įtraukimas į įmonės veiklą atliktas teisingai, po trijų mėnesių naujokas nardys įmonėje kaip žuvis vandenyje ir draugaičio pagalbos nebereikės. Galbūt įvyks net geriau ir naujokas taps draugaičiu sekančiam naujokui.

Mentorius – šio žmogaus rolė yra naujoko augimas tiek techninis, tiek asmenybės. Jis turėtų organizuoti maždaug puses valandos susitikimus su naujoku kiekvieną savaitę arba kas dvi savaites ir pakalbėti apie „problemas“ bei iššūkius su kuriais susiduria naujokas. Tai gali būti kompanijos kultūra, tai gali būti užduotys kurias reikia atlikti. Mentoriaus darbas yra atstovauti naujoką, kad jis gautų įdomias užduotis, kurios atitinka jo lygį. Niekas taip neerzina, kai turi žinių, kurių negali pritaikyti, kai kiti žmonės gauna darbus, kurie tau būtų įdomūs, todėl mentorius ir naujokas turėtų kalbėti apie dalykus, kurie įdomūs naujokui, jie turėtų užmegzti draugišką ryšį. Jeigu ryšio nėra, tuomet tokie susitikimai yra tik laiko švaistymas. Ne kiekvienas žmogus sugeba užmegzti tokį ryšį, todėl ne kiekvienas žmogus gali būti mentorius, nepriklausomai nuo to kiek jis nori padėti.

Turėti gerus ir stiprius mentorius yra pagrindas sėkmingai įmonei norinčiai ilgai išlaikyti darbuotojus.

Vadovas – šis žmogus atsakingas už naujoko algą, karjerą bei apkrovimą. Niekas taip nedemotivuoja kaip sėdėjimas be darbo. Kai esi naujokas ir neturi užduočių, tai pradedi galvoti, kad tave pasamdė be reikalo ir atleis. Žmonės bijo prarasti darbą, todėl tokie dalykai sukelia papildomą stresą. Vadovas neturi pats kurti užduočių, tą gali daryti koks nors kitas projektų vadovas ar produkto savininkas. Vadovo darbas tik užtikrinti, kad naujokas turėtų darbo. Kiek man teko susidurti, tai užtikrinti gerokai sunkiau nei atrodo.

Kada prasideda naujoko įtraukimas į kompaniją?

Prieš dvi savaites. Nieko nėra blogiau, nei kai ateina naujokas ir nėra kompiuterio. Šiais laikais yra labai mažai darbų, kuriuose nereikia kompiuterio. Jeigu einate į Topo Centrą, tai galite nusipirkti kompiuterį iš karto. Taip šiais laikais niekas nedaro. Įmonės kompiuterius užsako internetu. Kai kurios galbūt net turi asmeninį vadybininką, kuris joms pasiūlo geresnes kainas. Jeigu parduotuvė turi norimą kompiuterį sandėlyje, tai pristatymas gali užtrukti kokias tris dienas. Jeigu parduotuvė neturi sandėlyje, tai gali užtrukti porą savaičių. Už tai sakau, jog pasiruošimas naujoko atėjimui gali prasidėti net prieš dvi savaites, bet dažniausiai užteks poros dienų.

Prieš dieną. Naujokui reikia sukurti įvairias paskyras. Dažniausiai tai yra Gmail, Jira ir koks kokia nors vidinės komunikacijos programa kaip pavyzdžiui Slack arba Teams, bet taip pat gali būti ir kokia nors specifinė programinė įranga. Nežinau kodėl, bet kiek man teko matyti, pirma užduotis, kurią gauna programuotojai yra susiinstaliuoti sau Ubuntu. Jeigu naujokas nėra programuotojas, tai jam reikia taip pat paruošti ir Windows (Mac?).

Pirma diena. Pirmas darbas ką dažniausiai atvykęs į įmonę daro naujokas – pasirašo darbo sutartį. Pasirašymai užtrunka. Taigi, jis nedirbs pilnai produktyvios dienos. Kada naujokas turėtų ateiti į darbą pirmą kartą? Manau, nėra vienareikšmiškai teisingo atsakymo. Jis tiesiog turėtų ateiti vėliau nei pagrindiai žmonės (trys rolės, kurias minėjau anksčiau). Manau, dešimta valanda yra puikus laikas pirmos dienos darbo pradėjimui.

Prieš dešimt metų tik pačios kiečiausios kompanijos duodavo naujokui swago. Šiais laikais tą daro daugelis kompanijų. Vienintelis dalykas kas skiriasi, tai kokybė ir dovanojamų daiktų kiekis. Aš manau, kad pirmai dienai reiktų dovanoti tik tušinuką ir užrašų knygutę. Tokius daiktus kaip kepurės, džemperiai ir ką jūs ten dar turite reikėtų įteikti praėjus trims mėnesiams pažymint, kad baigėsi bandomasis laikotarpis ir naujokas tapo pilnaverčiu komandos nariu. Aš manau, jog trys mėnesiai yra žymiai didesnis pasiekimas nei atėjimas pirmą kartą į darbą. Bet tuo pačiu neteko girdėti, kad nors viena kompanija švęstų būtent trijų mėnesių žymę.

Jeigu jau prakalbome apie šventes. Įmonės mėgsta švęsti kolegų gimtadienius ofise. Aš manau, kad vietoj gimtadienių reiktų švęsti žmonių išdirbtą laiką įmonėje ir parodyti darbuotojui, koks jis svarbus ir kad jis rūpi įmonei. Gimtadienis yra asmeninis žmogaus reikalas. O darbo pradžia tai yra įmonės reikalas, todėl įmonė turėtų tą dalyką vertinti.

Mažos įmonės dažniausiai neturi jokių rašytinių instrukcijų, didelės turi HR skyrių, kuris gali paruošti tokias instrukcijas. Pirmoji užduotis naujokui turėtų būti perskaityti instrukcijas susijusias su naudojamais įrankiais (kodo standartais), bendravimo su klientais etiketą ir panašiai.

Žmogui, kuris jau naudojosi tais pačiais įrankiais, instrukcijos nebus labai naudingos, bet galbūt ankstesnėje įmonėje jie įrankius naudojo šiek tiek kitaip. Galbūt perskaitęs instrukcijas, jis išmoks kažką naujo. O galbūt priešingai, jis pasiūlys įmonei kaip efektyviau naudoti įrankius, nes ankstesnėje įmonėje jie naudojo geriau.

Jeigu žmogus tokius įrankius mato pirmą kartą, tai instrukcijos labai padės pradžioje ir apsaugos komandą nuo daugybės kvailų klausimų.

Kitas naudingas dalykas, kaip pateikti informaciją naujokui, yra parašyti laišką. Jeigu informacijos yra daug, tuomet galima parašyti laiškų ciklą, nebūtinai juos visus išsiųsti iš karto. Galima automatizuoti procesą ir naujokas gautų po vieną laišką per dieną. Ką rašyti laiškuose?

Be mano minėtų naudojamų įrankių pristatymo, naujokui taip pat reikia susipažinti su įmonės tvarkomis, taisyklėmis, vertybėmis bei lozingais (jeigu įmonė tokius turi).

Kadangi, maistas man yra svarbu, tai aš manau, jog gera idėja parašyti apie geras vietas kur pietauti, kaip naudotis virtuve. Didelė įmonė turbūt turės nuostabią virtuvę. Mažos įmonės virtuvė galbūt bus tik mikrobangų krosnelė. O kaip dėl kavos? Ar reikia pirkti savo kavą bei cukrų ar įmonė ta pristato? Kaip dažnai?

Kokias šventes įmonė švenčia? Kaip įmonė švenčia darbuotojų gimtadienius? Gal yra kokios nors specifinės tik įmonės šventės? Galbūt egzistuoja įmonės sporto (krepšinio) komanda? Kaip prie jos prisijungti?

Galbūt įmonės darbuotojai turi kokių nors specialių nuolaidų vaistinėse? Mažose įmonėse dažniausiai neturės. Tuo tarpu didelėse gali būti labai įdomių nuolaidų.

Bet nuolaidos nėra svarbu, grįžkime prie darbų.

Koks geriausias būdas įtraukti naują programuotoją į įmonę? Įtraukti jį į komandą kartu su patyrusiais žmonėmis. Jeigu tai bus pradedantys programuotojas, jis neprisidės daug prie komandos darbo, bet jo tobulėjimas eis šešiamyliais žingsniais. Na, o patyręs programuotojas prisitaikys prie komandos ritmo per kelias dienas. Aišku, jeigu kompanija kuria Wordpress svetaines, tai komandinių darbų būna neįtikėtinai mažai, kas savo ruožtu reiškia, kad pradedančiųjų programuotojų apsimokymo procesas bus ilgas.

Koks geriausias būdas įtraukti projektų vadovą ar pardavėją? Pirmiausiai jam reikia leisti išsibandyti produktą, kad turėtų bent jau minimalų supratimą su kuo dirba. Su laiku gilesnės žinios ateis, bet pradžiai reikia, kad bent jau būtų girdėjęs, kurioje pusėje varpai skamba.

Jeigu įmonė dirba su klientais (visi pardavėjai dirba su klientais, ne visi projektų vadovai dirba su klientais), būtų gerai turėti kliento aprašą. Kas yra dažniausiai aptarnaujami įmonės klientai? Ar tai mažos, vidutinės, didelės įmonės, o galbūt tai privatūs asmenys? Koks jų biudžetas? Kokią reikšmę užima produktas kliento gyvenime? Kokios šalys, regionai yra dažniausi produkto klientai?

Kitas labai svarbus dalykas leisti naujokui dalyvauti susitikimuose su komanda bei klientu kaip nebyliu stebėtoju. Jeigu susitikimas su klientu virtualus, tai naujokas gali atsisėsti už kameros. Esant gyvam susitikimui naujokas gali apsimesti asistentu ir viską konspektuoti. Leidimas dalyvauti yra labai svarbus, nes leidžia naujokui pajausti kokias emocijas klientui sukelia produktas. Kokias frazes patyrę darbuotojai naudoja. Ar jie bendrauja draugiškai? Ar jie bendrauja perdėtai oficialiai? Kaip patyrę darbuotojai išsisuka iš suktų klausimų?

Priėmėm darbuotoją davėm swago, ar tai viskas? Ne. Reikėtų iš anksto suorganizuoti kelis pokalbius su darbuotoju. Pavyzdžiui po dviejų savaičių ir dviejų mėnesių. Kas turėtų tuos pokalbius organizuoti? Vieną pokalbį galėtų pravesti mentorius, kitą vadovas, aišku, jeigu įmonė turi HR tuomet tuos pokalbius galėtų pravesti HR. Pokalbių tikslas yra pasitikrinti pulsą. Kaip žmogus jaučiasi? Ar viskas gerai? Ar kažko trūksta? Ar galima ką nors pakeisti, kad būtų geriau?

Tie pokalbiai neturėtų būti paskutinės minutės staigmena, tai turėtų būti žinomi nuo pirmos darbo dienos.

Kuri diena geriausiai pradėti darbą? Aš visuomet norėjau, kad tai būtų antradienis. Kodėl antradienis? Todėl, kad darbo savaitė gaunasi naujokui trumpesnė. Ir psichologiškai jam gali darbas atrodyti įdomesnis, geresnis, nes kai fainai leidi laiką, laikas bėga greičiau. Kita priežastis, todėl, kad išsiskirti iš kitų kompanijų, nes visi pradeda darbą pirmadienį. Bet tai nebūtinai visiems bus tinkamas sprendimas. Tarkim, jūs turite programuotojų komanda, kuri dirba dvisavaitiniais sprintais. Vienas jūsų sprintas yra kovo antrą, kitas kovo penkioliktą. Kaip ir logiška būtų, kad naujas darbuotojas sudalyvautų sprinto planavime. Taigi, jis turi pradėti arba kovo pirmą arba kovo antrą (arba atitinkamai po dviejų savaičių). Būtų labai kvaila priimti darbuotoją kovo trečia ar bet kurią kitą dieną dviejų savaičių laikotarpyje. Nes gautųsi, kad jis kaip ir dirba komandoje, bet kaip ir nevisai komandos dalis.

Tekstas gavosi ilgas, bet nesakyčiau, kad labai nuoseklus. Tai nėra gidas, tai yra dalykai, apie kuriuos vertėtų pamąstyti. Aš sudėjau tai ką aš mačiau iš geros ir blogos patirties. Aš pakeičiau ne vieną darbą, bet taip pat bandžiau įtraukti naujokus į įmonės veiklą, todėl galiu į šitą reikalą pažiūrėti iš įvairių pusių, bet galiausiai aš nesu profesionalas. Tik žmogus, kuriam šitam tema labai įdomi.

Photo by Simon Abrams on Unsplash

Brukštelk žinutę

Komentarai(0)